Wanneer je met iemand belt zonder dat je degene ooit in
levende lijve hebt gezien, vorm je toch een beeld van die persoon. En aan de
andere kant van de lijn gebeurt precies hetzelfde. Dit komt onder meer door de
stem die je hoort, het tempo waarmee hij of zij praat, de woordkeuze en de
intonatie. Dus wanneer iemand van een bedrijf de telefoon opneemt vormt degene
aan de andere kant van de lijnt (bijvoorbeeld een klant) dus meteen een beeld.
En aangezien je een bedrijf vertegenwoordigt, vormt de beller dus ook al een
beeld van de organisatie. De medewerker die de telefoon opneemt is eigenlijk
het visitekaartje van het hele bedrijf. De eerste indruk moet dus goed zijn en
is erg belangrijk. Dit is ook van groot belang voor het verdere gesprek én het
contact wat er in de toekomst nog plaats zal gaan vinden.

Op een goede manier de telefoon opnemen is niet voor
iedereen weggelegd. Het is vooral van belang dat er opgenomen wordt met een
vriendelijke en rustige toon. Wanneer je toevallig met je verkeerde been uit
bed bent gestapt mag de beller dit absoluut niet horen. Hoe chagrijnig je ook
bent, laat dit niet merken aan de klant. Vaak wordt het als fijn ervaren
wanneer men met een bepaald enthousiasme spreekt.

Vanzelfsprekende fouten als opnemen met volle mond en
doorgaan met ander gesprek zijn uit den boze. Als het niet uitkomt is het beter
te vragen of de beller een momentje heeft. Wanneer deze negatief antwoord kun
je het telefoontje het best met prioriteit behandelen, de beller heeft dan vaak
een goede reden. Als bedrijven teveel negatieve ervaringen hebben met bellers,
doordat de medewerkers de telefoon niet goed aannemen kan het verstandig zijn
om een telefoondienst
in te huren. Een bedrijf als Bizziphone
heeft veel ervaring met het opnemen van de telefoon voor bedrijven.